Узгодження проектів документів
Створення документів юридичної особи - найважливіша процедура, адже ними породжуються права компанії, обов'язки, а також інші правові наслідки. Для юридичної сили документації необхідно проходження ряду стадій, одна з яких - система узгодження документів.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Папір, що містить ту чи іншу інформацію, тільки тоді стає документом, коли володіє певною юридичною силою, тобто здатна породжувати наслідки, права та обов'язки. 
Для наділення його юридичну чинність необхідно проходження ряду стадій:
- його створення (якщо мова йде про паперової документації, то його треба оформити і роздрукувати, якщо про електронний - то створити його на електронному носії);
- схвалення його умов (візи узгодження документа);
- підписання;
- реєстрація.
Таким чином, система погодження документів - одна зі стадій надання папері юридичної сили. Суть схвалення зводиться до того, що виконавець ознайомився з проектом і відповідає за те, що він складений правильно, без помилок, що такий акт потрібен і обгрунтований.
види узгодження
На практиці схвалення (візування) підрозділяють на два види:
Внутрішнє візування проводиться в рамках однієї юридичної особи, посадовими особами - працівниками компанії. Його мета - створення юридично грамотного обгрунтованого акту, розподіл відповідальності за наслідки його видання між працівниками організації.
Зовнішнє узгодження документа передбачає отримання схвалення від іншої організації, сторонньої юридичної особи. Воно необхідне, коли така процедура передбачена нормативними актами, інструкціями. Найчастіше такий вид застосовується в бюджетних структурах. Порядок зовнішнього узгодження документів на практиці прописаний в законах і підзаконних актах.
Ще візування поділяють на звичайне і електронне. Система узгодження документів на паперовому носії буде розглянута нижче, а електронне застосовується в організаціях, де в практику запроваджено електронний документообіг. Така система передбачає використання спеціального програмного забезпечення, де кожен виконавець або посадова особа отримує доступ до проекту акта, а потім має можливість внести в нього свої зауваження або правки, а також поставити позначку, використовуючи аналог власноручного підпису. Це один з видів візування документації.
процедури узгодження
Отже, яким чином на ділі здійснюється процес отримання схвалення посадових осіб? Порядок узгодження документів залежить від того, внутрішнє воно чи зовнішнє.
Довідка
внутрішньо узгодження
Внутрішнє здійснюється шляхом отримання віз посадових осіб, відповідальних за форму або зміст проекту. Порядок погодження та затвердження документів, як правило, прописується в локальному нормативному акті компанії - інструкції з діловодства, порядок документообігу, положенні про візуванні документації, правила діловодства. Найменування локального акту може бути різним, тут жорстких вимог законодавство не пред'являє. Ряд компаній взагалі обходяться без такого локального акту і діють за звичаями і традиціями компанії.
На питання, хто з посадових осіб повинен схвалити проект, кожна юридична особа відповідає самостійно, виходячи з власних завдань і вимог. Як правило, юридична служба погоджує акти, форми яких не затверджені в організації, фінансова служба ставить візи на документації, що стосується витрачання та отримання грошових коштів, фахівці з окремих напрямків схвалюють ті папери, зміст яких їх стосується безпосередньо. Найчастіше ставиться і віза виконавця - того, то безпосередньо готує проект. Не варто перевантажувати процес схвалення зайвими ланками - отримати візи необхідно тільки у тих співробітників, які відповідають за форму і зміст проекту, за його юридичну силу. Тут не варто забувати про мету даної процедури. Зовсім не потрібно візування паперу тими співробітниками, якими згодом даний акт буде виконуватися, якщо вони не мають відношення до процесу його створення.
Читайте також:
В якій формі проставляти візи - визначає сама організація. Це може бути:
окремий лист погодження;
спеціальний штамп з ім'ям і прізвищем узгоджувального особи і його резолюцією;
проставлення власноручного підпису на проекті.
Окремий лист, що додається до господарським договором, наприклад, може виглядати так:
Лист узгодження
до договору послуг (ремонт копіювальної техніки)
№ 13 від 13.07.2016 з ТОВ «Ромашка»
Найменування посади
Прізвище
Наявність або відсутність зауважень
підпис
юрисконсульт
Фролова Н.В.
Зауважень немає
Фролова
Інженер інформаційно-технічного відділу
Лопухів Н.І.
Зауважень немає
Лопухів
Бухгалтер
Семеніхіна Н.Л.
Зауважень немає
Семеніхіна
В даному випадку безпосереднім виконавцем є інженер ІТЗ, тому підпис його не дубльований.
Звичайне візування з проставленням підпису включає в себе вказівку посади, ПІБ, власноручний підпис, дату. На практиці можна зустріти документи, де в якості візи стоять лише підписи співробітників. У невеликих компаніях це також допустимо, коли керівник знає підписи своїх підлеглих. У такій ситуації мети візування досягаються - керівник бачить, хто відповідає за зміст, форму і доцільність кожного конкретного акту.
Зовнішнє узгодження документа , Як правило, відбувається по-іншому. Для цього видається окремий акт согласующей організації. Тут використовується ГОСТ 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів », де передбачено проставлення спеціального грифа - СОГЛАСОВАНО. Гриф містить також ПІБ узгоджувального особи, його посада, підпис і дату візування. Якщо порядок зовнішнього узгодження документів припускає видання окремого акта, то робиться посилання на нього. наприклад,
Погоджено
Протокол засідання Правління ВАТ «Росгосстрах»
від 05.06.2015 № 10.
На практиці у діловодів часто виникає питання, чи на всіх примірниках документа слід проставляти візи, якщо порядок узгодження документів передбачає візування без складання окремого листа узгодження? Тут необхідно згадати, для яких цілей дана процедура використовується. Якщо папір призначений для передачі третім особам і другий примірник її залишається в організації, то візи співробітників необов'язкові для примірника третьої сторони. Візи, скоріше, потрібні в стінах самої компанії, щоб залишилася інформація, хто із співробітників бачив цей документ, провів його експертизу, відповідає за його юридичну грамотність і доцільність. Така інформація стороннім організаціям не потрібна. Тому візування доцільно проставляти на примірниках, які залишаються всередині організації.
Після закінчення процедури схвалення йдуть етапи підписання документації та її реєстрації. Таким чином, після всіх цих дій документ набуває свою юридичну силу. Організація зацікавлена, щоб налагодити порядок узгодження і затвердження документів найбільш чітко і злагоджено.
Читайте також: