Генератори трафіку і їх значущість у розвитку юридично значущого електронного документообігу

  1. Хто такі генератори трафіку, і в чому їх значимість для ринку?
  2. Жорстка позиція генератора трафіку
  3. Приклад Wildberries. Як відомий інтернет-магазин підключав контрагентів до обміну електронними документами...
  4. Наші рекомендації

31.10.2016

За оцінками ФНС і ринку, щорічно в Росії створюється близько 50 млрд первинних документів і рахунків-фактур. За нашими підрахунками, понад 50% з усього цього обсягу припадає на компанії, які є генераторами трафіку. За нашими найоптимістичнішими оцінками, на поточний момент лише 1 млрд первинних документів і рахунків-фактур із загального числа передаються в юридично значимому електронному вигляді.

Хто такі генератори трафіку, і в чому їх значимість для ринку?

Генератори трафіку - це великі компанії, які або самі генерують і відправляють безліч документів, або приймають велику їх кількість. Йдеться, як мінімум, про кілька тисяч документів на рік. Ще однією відмінною особливістю генераторів трафіку є наявність у них значної кількості контрагентів, найменше - кількох сотень.

При роботі з такою кількістю документів, зрозуміло, виникають стандартні проблеми: це тонни паперу, трудомістка обробка, втрата документів, тривалий пошук і виправлення потрібної інформації, утримання величезних архівів. Для того щоб позбутися від них, великі компанії спочатку організують внутрішній електронний документообіг, а потім переходять на зовнішній юридично значимий електронний документообіг з контрагентами. Про те, які вигоди приносить генераторів трафіку даний крок, ви можете ознайомитися в наших матеріалах: «Бізнес скидає паперові кайдани. Слідами впровадження ЕДО на підприємстві » , «Внутрішньохолдингового обмін: оператор обміну або система документообігу?» .

У ланцюжку зовнішнього документообігу генератор трафіку - важлива ланка, тому як саме він ініціює обмін електронними документами на ринку. Компанії такого порядку можуть сміливо диктувати умови контрагентам або мотивувати їх в переході на електронний обмін.

Значимість генератора трафіку підтверджує і те, що саме під його потреби оператори електронного документообігу (далі - оператори ЕДО СФ) створюють свої рішення. Це може бути інтеграція з корпоративною системою, консалтинг, ведення проекту, виконання певних робіт і т.д. Для контрагентів також пропонуються готові рішення, але, як правило, спрощені, які не потребують автоматизації складних процесів. Таких рішень генератору трафіку може не вистачити, так як у нього виявляється маса потреб, часто пов'язаних з організацією роботи всередині компанії.

Жорстка позиція генератора трафіку

Перед кожним генератором трафіку стоїть завдання - залучати якомога більшу кількість своїх контрагентів в обмін електронними документами для того, щоб отримати найбільший ефект від використання електронного обміну. Відповідно виникає питання, як великої компанії успішно промотівіровать дрібніші організації, з якими вона працює, щоб ті підключилися до оператора електронного документообігу? Безумовно знайдуться такі контрагенти, хто готовий працювати з оператором ЕДО СФ, а, можливо, вже і підключений до нього. Однак факт їх підключення не означає, що контрагент реально обмінюється електронними документами. Він може бути готовий технічно, але не підготовлений організаційно.

Практика показує, що займаючи жорстку позицію, велика компанія може домогтися більш швидкого підключення контрагентів, а значить, і кращого ефекту від впровадження. Виходить, ідеальна модель поведінки для генератора трафіку - це диктувати умови контрагентам. Якщо ж можливості займати таку позицію немає, або генератор з об'єктивних причин не хоче її дотримуватися, він може діяти стандартно - просто інформувати контрагентів про можливість підключення до оператора ЕДО. Правда, за нашим досвідом, в такому випадку процес підключення може затягнутися, та й результати ризикують бути не такими показовими, як у випадку з більш жорсткою позицією генератора.

Тепер давайте розглянемо на прикладі реального проекту, як генератор трафіку може вплинути на процес підключення контрагентів.

Приклад Wildberries. Як відомий інтернет-магазин підключав контрагентів до обміну електронними документами через сервіс Synerdocs

Як відомий інтернет-магазин підключав контрагентів до обміну електронними документами через сервіс Synerdocs

Найбільший російський інтернет-магазин Wildberries в кінці 2014 року оголосив своїм контрагентам, що припиняє приймати паперові документи щодо постачання товару і переводить обмін в електронний вигляд за допомогою сервісу обміну Synerdocs .

Проект підключення проходив в два етапи. На першому етапі з усього числа контрагентів, з якими працював Wildberries, були обрані близько 200 постачальників. Сюди увійшли лояльно налаштовані компанії, з якими спостерігалося найбільше трафік документів, і на кого інтернет-магазин міг впливати. Протягом декількох місяців роботу з контрагентами переводили в електронний вигляд.

На початковому етапі модель поведінки, якої дотримувався генератор трафіку, можна було охарактеризувати як м'яку, але вже на другому етапі Wildberries зайняв жорстку позицію. Для того щоб підключити залишилися постачальників (понад 600), довелося діяти в ультимативному порядку. Кожен з контрагентів отримав на пошту повідомлення, що з певного числа Wildberries починає приймати документи щодо поставок виключно в електронному вигляді. І хоча дане оголошення справило ефект вибуху бомби, воно подіяло. Протягом 2-3 місяців вдалося перевести на електронний обмін всіх, хто лишився ключових постачальників. Тим самим до кінця проекту число контрагентів Wildberries, підключених до обміну електронними документами, досягло більше 90%.

Команда Synerdocs, що працює на проекті підключення, допомагала контрагентам Wildberries пройти цей процес максимально швидко, комфортно, з донесенням до них всієї необхідної інформації. З цією метою проводилися інформують вебінари, здійснювалася допомога в підключенні і т.д.

Звичайно, не обійшлося без труднощів, але всі вони були вирішені. Так, деякі контрагенти тягнули до останнього і не підключалися до сервісу обміну, немов сподіваючись «авось пронесе». Однак цього не сталося і, щоб не втрачати вигідного клієнта, їм довелося підключатися в терміновому порядку.

Сьогодні майже 100% постачальників працюють з Wildberries в електронному вигляді. Виняток становлять великі компанії, з якими поки немає певної домовленості про формат взаємодії. Проте, процес не зупиняється, і навіть ті, хто поки не відправляє документи в електронному вигляді, рано чи пізно почне це робити.

До речі, Wildberries розвиває проект не тільки по підключенню контрагентів, а й за типами документів. Що цікаво, нові постачальники починають працювати відразу в електронному вигляді, укладаючи з інтернет-магазином електронний договір. Темі використання електронних договорів присвячений окремий вебінар, рекомендуємо його до перегляду - «Електронний договір: підписати за 60 секунд» .

Наші рекомендації

Ще раз хочеться зробити акцент на важливості моделі поведінки, яку обирає генератор трафіку. Від неї не в останню чергу залежить ефективність підключення контрагентів до електронного обміну документами.

Грунтуючись на досвіді самих різних проектів, можемо з упевненістю заявляти про те, що м'яка позиція генератора трафіку і рекомендаційна форма підключення забезпечують меншу ефективність. Якщо говорити конкретно, то така політика дає результат приблизно в два рази гірше, ніж якби генератор трафіку діяв більш жорстко. За загальною статистикою, за 6 місяців вдається підключити всього 30% контрагентів. При цьому кожному з них потрібно доносити інформацію і пояснювати вигоду. Це займає час.

Для того щоб процес перекладу контрагентів на обмін електронними документами протікав швидко і ефективно, ми рекомендуємо генераторів трафіку дотримуватися наступних методів:

  1. Займіть жорстку позицію або, як мінімум, проактивний, тобто дійте на випередження. Генератор не повинен сидіти і чекати, коли підключаться його контрагенти, йому потрібно самому проявляти активність в цьому напрямку.
  2. Пропонуйте контрагентам бонуси і «плюшки» за роботу в електронному вигляді. Це може бути знижка на товар, програма лояльності, часткова оплата трафіку контрагента.
  3. Продовжуйте «капати» - навіть якщо контрагенти не поспішають підключатися до оператора ЕДО, не припиняйте їх мотивувати. Як то кажуть, під лежачий камінь вода не тече.

Ще більше рекомендацій, як може бути побудована робота на запрошення контрагентів, ви знайдете в матеріалі «Як підключити контрагентів до обміну електронними документами» .

Автор: Іван Агапов, керівник бізнес-напряму Synerdocs

Хто такі генератори трафіку, і в чому їх значимість для ринку?
Хто такі генератори трафіку, і в чому їх значимість для ринку?
Відповідно виникає питання, як великої компанії успішно промотівіровать дрібніші організації, з якими вона працює, щоб ті підключилися до оператора електронного документообігу?