1С Бухгалтерія - згортка інформаційної бази

Згортка інформаційної бази в рішенні 1С Бухгалтерія

Фахівці рекомендують періодично проводити згортку інформаційної бази в рішенні 1С Бухгалтерія 8.3, що дозволяє прибрати невикористовувані документи і відомості з облікових регістрів, а значить, підвищити швидкість і стабільність роботи програми. Описувана операція є спеціальною обробкою, в процесі якої здійснюється формування залишків на певну дату і видалення непотрібних об'єктів. В результаті зменшується обсяг даних, що знаходиться в інформаційній базі і зростає швидкість роботи з ними.

Перед тим, як здійснювати згортку в програмі 1С Бухгалтерія, необхідно створити резервну копію інформаційної бази, оскільки описувана процедура може завершитися некоректно з різних причин (або будуть сформовані некоректні залишки), а значить, буде потрібно відновлення даних, щоб коректно продовжувати облікові операції. Крім того, в процесі згортки відбувається видалення деяких документів, які можуть виявитися затребувані в майбутньому для формування певних звітів і аналізу даних в динаміці. Наявність резервної копії дозволить створити нову інформаційну базу і вирішити поставлені аналітичні завдання.

Процедура згортки складається з наступних етапів:

  • створення копії інформаційної бази;
  • настройка параметрів згортки;
  • розрахунок залишків і формування необхідних документів;
  • контроль проведених операцій;
  • видалення невикористовуваних відомостей з інформаційної бази.

Описувану процедуру в програмі 1С Бухгалтерія може здійснити тільки користувач, що володіє правами адміністратора. Якщо до початку процесу згортки в програмі виконують свої функції інші користувачі, їм буде потрібно завершити свою роботу і закрити програму.

Перед початком згортки рекомендується виконати наступні дії:

  1. Сформувати резервний архів бази, щоб у разі виникнення проблем, мати можливість її оперативно відновити. Архів створюється або в режимі конфігуратора, або в рамках самої процедури згортки.
  2. Здійснити згортку в тестовому режимі, використовуючи для цього копію інформаційної бази.
  3. У разі позитивних результатів тестової згортки можна проводити її на робочій інформаційній базі.

Сама процедура згортки проводиться таким чином:

  • Необхідно увійти в розділ меню рішення 1С Бухгалтерія для адміністрування програми, і вибрати відповідну дію.
  • Програма запросить пароль, який необхідно ввести.
  • Вказати каталог, куди слід помістити резервну копію інформаційної бази.

Після цього необхідно підтвердити запуск процедури. Програма виведе на екран повідомлення про початок процесу створення резервної копії. Після завершення процесу слід перевірити наявність файлу за вказаною в налаштуваннях адресою і можливість його відкриття і використання для відновлення інформації.

Під час налаштування параметрів операції в програмі 1С Бухгалтерія слід визначити період, на початок якого проводиться формування залишків в процесі згортки. Фахівці рекомендують також вказувати дату, з якої встановлюється заборона зміни даних в програмі. Згортку можна виробляти, як по одній, так і по всіх організаціях, за якими ведеться в рішенні 1С Бухгалтерія облік. При здійсненні вибіркової згортки, можна в налаштуваннях відзначити кілька компаній, для яких буде проводитися описувана процедура.

На етапі формування залишків слід вибрати перелік регістрів, для яких будуть проведені відповідні розрахунки. Рекомендується при здійсненні даного дії використовувати налаштування, задані в програмі «за замовчуванням». Найпростіше просто підтвердити необхідність здійснення дії.

При перегляді проведених операцій на екран буде виведений перелік документів, якими запроваджено залишки в програму. Їх можна переглянути та при необхідності відредагувати. Є можливість і створення нових документів. Якщо всі дані внесені вірно, то слід переходити до наступного етапу.

На етапі перевірки програма сформує звіт, в якому будуть міститися залишки в облікових регістрах до і після згортки. При необхідності можна змінити порядок формування звіту за допомогою коригування його параметрів. Якщо залишки збігаються один з одним, то можна переходити до завершення процедури.

На етапі видалення документів, слід зазначити ті, які в майбутньому не будуть потрібні. Це найтриваліший етап і вимагає значної уваги. Рекомендується не видаляти документи, що стосуються обладнання та нерухомості, а також ПДВ. Це дозволить уникнути штрафних санкцій і забезпечити збереження майна компанії. Після видалення документів, програма 1С Бухгалтерія виведе на екран повідомлення про те, що згортка проведена успішно. По завершенні процедури, форму необхідно закрити.

Якщо відкрити після процедури згортки журнал операцій, то можна буде побачити, що ряд документів відзначені на видалення. Щоб видалити їх з бази, слід увійти в меню адміністратора програми 1С Бухгалтерія і вибрати операцію з видалення зазначених елементів.