Електронний архів документів. Що це таке? : Документні сканери

Електронний архів документів - це система зберігання будь-якої значимої документації (бухгалтерської, кадрової, технічної і т.п.), що дозволяє значно оптимізувати і автоматизувати бізнес-процеси сучасного підприємства.

Тільки уявіть - всі Ваші паперові документи відскановані і поміщені в файлову систему, доступ до якої надається постійно. Це означає, що Ваші співробітники зможуть знайти, обробити або передати колегам необхідні документи за кілька хвилин не відходячи від робочого місця.

Організація електронного архіву допомагає втілити ці мрії в реальність, а завдяки «безпаперової» формі зберігання у Вашому офісі ще і звільняється багато місця. Зберігання даних не традиційним, паперовим способом, а з використанням сучасних інформаційних технологій дозволить Вам максимально оптимізувати робочий процес.

Організація електронного архіву на підприємстві забезпечить:

Зручний і швидкий пошук потрібної документації;
Впорядковане безпечне зберігання;
Колективний доступ до роботи з документами;
Обмеження несанкціонованого доступу;
Вивільнення офісних площ від накопичених паперів;
Захист документації від безповоротної втрати або пошкодження.

Основними етапами створення електронного архіву документів є:

Підготовка до сканування і переклад в електронний вигляд;
Налаштування системи відповідно до бізнес-процесами організації;
Розробка регламенту використання системи;
Налагодження процесу поповнення архіву.

6 причин необхідності створення електронного архіву:

Зручність. Використання електронного архіву документів забезпечує ефективний і простий доступ і управління службовою інформацією. Доступ до документів в розрахованому на багато користувачів режимі в електронному вигляд - не проблема.
Швидкість. Впровадження електронного архіву вирішує проблему оптимізації документообігу. Головне призначення - скоротити час пошуку необхідних паперів. У більшості випадків необхідні документи вдається знайти в автоматичному режимі пошуку.
Збереження. Електронний архів вирішує проблему втрати важливих документів з необережності, при їх передачі, транспортуванні, або через впливу навколишнього середовища (пожежа, повінь і т.п.). Розподілені сховища електронних даних з налагодженими процедурами резервування надійно захищають електронні документи від втрати.
Безпека. Можливість забезпечити контроль доступу до інформації в електронному архіві, виключається втрата важливих документів і їх несанкціонованих змін. Механізми обмеження прав доступу, протоколювання дій користувачів і автоматичне резервне копіювання дозволяють забезпечити високий рівень інформаційної безпеки.
Логічна цілісність. Продумана структура електронного архіву документів дозволить систематизувати документацію, розподіливши її щодо виду і терміну зберігання, а також структурувавши дані згідно будь-яким іншим критеріям.
Масштабованість. Розробка стандартів класифікації документів і введення регламентацій дозволить надалі виробити підхід до створення єдиної бази документації компанії будь-якого рівня. Масштабується, до галузевого рівня.

Масштабується, до галузевого рівня

Електронний архів в контексті підприємства - це система ECM

Електронний архів відноситься до класу систем управління корпоративним контентом (Enterprise Content Management). У загальних рисах він являє собою систему зберігання електронних документів, що забезпечує надійність зберігання, конфіденційність і розмежування прав доступу, відстеження історії змін, зручність і швидкість пошуку.

Електронні архіви покликані впорядкувати роботу з неструктурованою електронною інформацією підприємства: текстовими даними, мультимедіа, графікою і т. Д. Найчастіше об'єктами зберігання стають підписані контракти, первинна фінансова документація, технічна та проектна документація.

В основному документи, з якими працюють співробітники, є статичними, тобто. Е. Остаточно сформованими і незмінними - така документація може зберігатися в електронних архівах і бути доступною для читання. Для систематизації документів розробляється їх ієрархія, на кожен заводиться так звана картка, що містить перелік атрибутів, однозначно ідентифікують документ.

Еволюційно до питання впровадження електронного архіву багато хто приходить, вдосталь награвшись з мережевими папками загального користування, але ще не будучи готовими до впровадження складних систем документообігу.

Електронний архів як повноцінна ECM-система включає наступні базові компоненти:

управління документами (check-in / check-out, підтримка версійності, безпека, управління сервісами);
іміджінг документів (оцифровка, трансформація, подання до різних форматах паперових документів);
система Workflow для підтримки бізнес-процесів, розподіл контенту, контроль виконання завдань, аудит дій та змін;
управління Web-контентом;
підтримка командної роботи над електронними документами.

Впровадження подібних систем на підприємстві - надзвичайно складний, тривалий і дорогий процес. При прийнятті рішення про доцільність такого впровадження в сучасний період світової економічної кризи основними принципами повинні стати поетапність і швидкість впровадження зі здобуттям перших результатів при розумних фінансових вкладеннях.

Визначаючи підходи до впровадження ECM по можливості необхідно:

максимально формалізувати вимоги, написати технічне завдання
зупинити свій вибір на системах, що пропонують готові рішення і дозволяють швидко створити робочий прототип;
вибрати в партнери внедренцев, що мають досвід реалізації подібних проектів і здатних досліджувати і визначити специфіку бізнес-процесів компанії;
поставити умову отримання перших результатів протягом місяця, максимум двох;
розподілити зусилля і фінансові витрати рівномірно по проекту.

***

Тепер, коли ми в загальних рисах визначили що з себе представляє електронний архів, ми можемо з упевненістю стверджувати, що першою і найбільш важливою складовою частиною процесу створення електронного архіву є процес сканування оригіналів.

Правильно організувати цей процес, підібрати необхідне обладнання і програмне забезпечення, зробити його установку і настройку, визначити регламент технічного обслуговування і підтримки вийшла системи введення документів - все це складові частини, що визначають чи буде проект створення електронного архіву успішним.

Детальніше про процес сканування в Електронний архів ми розповімо в наступних статтях.