Як оформити авансовий звіт без підтверджуючих документів. Розрахунки з підзвітними особами в 1С: ERP


зміст:
1. В яких випадках відсутня можливість додати підтвердні документи до авансового звіту. Приклади.
2. Розрахунки з підзвітними особами в 1С: ERP

Приклади відсутності можливості докласти підтверджуючі документи до авансового звіту


Авансовий звіт являє собою документ, де відображаються витрати організації, тому авансовий звіт стає об'єктом перевірки аудиторів або податкового інспектора.
При оформленні авансового звіту відповідальна особа завжди керувалося Постановою Держкомстату Росії від 01.08.2001 № 55, де була затверджена форма авансового звіту (форма № АТ-1).
Однак з 2013 року були внесені зміни до нормативних документів, де було скасовано обов'язкове застосування уніфікованої форми АТ-1. На сьогоднішній день багато організацій продовжують використовувати старий бланк для оформлення документа «Авансовий звіт», де заповнюються дві сторони друкованої форми: титульна сторона і зворотний бік.
При оформленні авансового звіту є випадки, коли співробітник в силу об'єктивних причин не може додати документи до звіту, які підтверджують ці витрати:
1.

Припустимо компанія брала участь у форумі, і під час транспортування до місця демонстрації виставковий екземпляр обладнання був поврежде н. Співробітник компанії довів до відома своє керівництво. І для усунення несправності співробітник отримав дозвіл заплатити готівку стороннього фахівця. Співробітник написав службову записку про те, куди були витрачені гроші, додавши суму з ПДФО і відбив у службовій записці, що документи були втрачені. Витрата, відбитий в авансовому звіті, не може бути прийнятий компанією для зменшення прибутку, так як немає підтверджуючих документів. В цьому випадку гроші, виплачені співробітнику, вважаються його доходом, з яких треба утримати ПДФО.


2.

Ось ще такий випадок, коли співробітник отримав гроші на покупку канцелярських товарів. Товари співробітник приніс, все канцелярські товари оприбутковані на складі, а ось надати чек на їх придбання він не може, так як чек був загублений. В цьому випадку з підзвітних сум обчислюється ПДФО підзвітної особи, організація сплачує страхові внески за рахунок власних коштів, і при цьому бухгалтер не може враховувати витрати на покупку канцелярських товарів для зменшення оподатковуваної бази.


3.

Компанія проводить зустріч з фуршетом для партнерів, яких може зацікавити діяльність компанії. Для проведення даного заходу підзвітною особою була проведена закупівля продуктів і напоїв, що й знайшло своє відображення в авансовому звіті співробітника. В цьому випадку Компанія не зможе віднести таку покупку на витрати, які зменшують податок на прибуток. Що можна зробити - це треба написати наказ про проведення заходу, і витрати будуть вважатися представницькими або зробити наказ на списання таких витрат як витрати на рекламу.


При формуванні авансового звіту, якщо на всі витрати є документи, що підтверджують ці витрати, і саме ці витрати принесуть прибуток організації в майбутньому, то ці витрати можуть бути прийняті організацією для зменшення прибутку.

Розрахунки з підзвітними особами в 1С: ERP

Коли видаються гроші підзвітній особі, то з бухгалтерського обліку формується проводка по дебету рахунку 71 і кореспондується з рахунками обліку ДДС. А при відображенні авансового звіту формується проводка по кредиту рахунку 71 і кореспондується з рахунками витрат або рахунками обліку по придбаних цінностях.
Щоб видати готівку або безготівкові грошові кошти підзвітній особі, необхідно оформити документ «Видатковий касовий ордер» (Дт 71.01 - Кт 50.01) або документ «Списання безготівкових ДС» (Дт 71.01 - Кт 51) з обов'язковим вибором виду операції «Видача підзвітній», і ці кошти можуть бути витрачені на будь-які цілі.

Підзвітна особа відображає всі витрати в документі «Авансовий звіт» в табличних частинах розділу «Витрати» і розділу «Оплата постачальникам».

Щоб відобразити операцію із закупівлі ТМЦ, треба оформити документ «Надходження товарів і послуг» з видом операції «Закупівля через підзвітну особу», де будуть сформовані проводки по надходженню ТМЦ на склад (Дт 10, 41 - Кт 71.01).
Для відображення представницьких, а також інших витрат (Дт 25, 26, 44 - Кт 71.01) необхідно оформити документ «Надходження товарів і послуг» з обов'язковим зазначенням виду операції «Закупівля через підзвітну особу».
Використовуючи документ «Надходження послуг та інших активів» з обов'язковим вибором виду операції «Закупівля через підзвітну особу», можна відобразити в системі операцію з придбання необоротних і нематеріальних активів або відобразити інші послуги.
І в документі «Надходження товарів і послуг», і в документі «Надходження послуг та інших активів» є можливість вивести на друк форму АТ-1.

Реалізована можливість двохетапного введення інформації про витрачені суми. У зв'язку з цим для документа «Авансовий звіт» використовується статуси: «Підготовлено» і «Затверджено». Використання статусів визначається функціональної опцією під час налаштування системи.

Олена Черненко
консультант-аналітик компанії ТОВ "Кодерлайн", сертифікований фахівець 1С.