Реферат / Курсова - Автоматизація офісу.

ОСОБИСТИЙ КАБІНЕТ
Пошук навчального матеріалу на сайті

Пропонуємо нашим відвідувачам скористатися безкоштовним програмним забезпеченням «StudentHelp» , Яке дозволить вам всього за кілька хвилин, виконати підвищення оригінальності будь-якого файлу в форматі MS Word. Після такого підвищення оригінальності, ваша робота легко пройдете перевірку в системах антиплагіат вуз, antiplagiat.ru, РУКОНТЕКСТ, etxt.ru. Програма «StudentHelp» працює за унікальною технологією так, що на зовнішній вигляд, файл з підвищеною оригінальністю не відрізняється від початкового.

Найменування:

Реферат / Курсова Автоматизація офісу

інформація:

Тип роботи: Реферат / Курсова. Доданий: 23.02.13. Рік: 2012. Сторінок: 8. Унікальність по antiplagiat.ru:

Опис (план):

Автоматизація офісу
Автоматизація офісу за допомогою СЕД CompanyMedia
Основна мета автоматизації офісної діяльності - підвищення ефективності управління компанією, забезпечення налагодженої роботи всіх служб офісу.
Автоматизація офісу призводить до:

з о з д а н н я до а ч е з тонн на е зв зв про зв про в о г о у р о в н я у п р а в л е н і я;
про б е з п е ч е н н я м а к с і м а л ь н о м п р о з р а ч н о с т і д е л про в и х п р про ц е з с о в;
п о в и ш е н н я к о н т р о л я р е а л і з а ц і й д е л про в и х п р про ц е з с о в;
з о к р а щ е н н я в и р і м е н н и х і о р г а н і з а ц і о н н и х з а т р а т н а о с у щ е з т в л е н і е т о г о і л і й н о г о б і з н е с- п р про ц е з з а;
у н і ф і до а ц і й і у п о р я д о ч і в а н н я о р г а н і з а ц і й б і з н е с- п р про ц е з з про в.

На ринку програмного забезпечення є широкий вибір корпоративних інформаційних систем, що автоматизують як діяльність офісу в цілому, так і окремих його департаментів.
Компанія "ІнтерТраст" пропонує Вам програмне забезпечення нового покоління - комплексну систему документаційного забезпечення управління, електронного документообігу та підтримки ділових процесів CompanyMedia.
Універсальна система електронного документообігу CompanyMedia орієнтована на вирішення завдань:

д о к у м е н т а ц і о н н о г о о б е з п е ч е н і я у п р а в л е н і я;
у п р а в л е н і я т і п о в и м і д е л про в и м і п р про ц е з з а м и;
у п р а в л е н і я д о к у м е н т а ц і е й;
у п р а в л е н і я п о т о к а м и р о б о т і д о к у м е н т о в п р про і із в про л ь н и х і р е г л а м е н т і р про в а н н и х д е л про в и х п р про ц е з с о в;
п про л у ч е н і я у п р а в л е н ч е с ь к о ї і н ф о р м а ц і й, в и р о б о т к и й п р и н я т і я у п р а в л е н ч е с к и х р е ш е н і й, в и п про л н е н і я і к о н т р о л я з а п р и н я т и м і р і ш е н і я м і.

Автоматизація офісу за допомогою внеренія CompanyMedia забезпечує комфортну й ефективну роботу всіх співробітників офісу, залучених в документообіг: предметних фахівців (юристів, діловодів, фахівців служб якості та ін.), Керівників вищої ланки, учасників документообігу-керівників, учасників документообігу-виконавців.


Поняття офісу. Часто офіс розглядається як засіб забезпечення функціонування організаційної структури управління бізнес-процесами, оскільки виникає в ньому інформація завжди має адресата - клієнта, що використовує цю інформацію. Основною соціальною функцією роботи службовців в офісі є рішення наступній традиційної завдання: уявити потрібну інформацію потрібній людині в потрібний час. Операційно робота службовців в офісі складається з читання документів, їх підготовки, роздуми над викладеними в документах фактами, спілкування між собою і з іншими людьми. Основна інформація зосереджена в документі, що є організованим і стійким поєднанням текстової, числової та образної (зорової та слухової) інформації.
Поняття офісу має матеріальний (конторське приміщення та обладнання) та організаційний (форми і структура управління) компоненти. Офіс може бути самостійним закладом, входити в більш велику організаційну структуру або бути інформаційно-керуючої осередком в сфері виробництва або обслуговування. Важливою особливістю роботи офісу є те, що це не тільки джерело кінцевих інформаційних послуг, а й джерело рішень, що регламентують поведінку людей або розподіл матеріальних ресурсів.
Існує ряд нормативних тлумачень поняття "офіс". Найбільш поширеними можна вважати наступні два.
1. Офіс - це установа, на вході і виході якого не матеріальні вироби, сировину, напівфабрикати, інструменти, комплектуючі, а "паперу", що є:
• листом або ув'язненням, фіксує рішення, прийняте посадовою особою або організацією в цілому у відповідь на запит до цієї організації в формі документа або візи на іншому документі (лист або заяву приватної особи, розпорядження державного органу та ін.);
• договором з деяким юридичною або фізичною особою (контракт, угода, додаткова угода і т.п.);
• розпорядницьких або обліковим документом, випущеним для фіксації та юридичного оформлення дій в рамках договору або вільної ініціативи (замовлення на покупку, рахунок на оплату, запит на надання послуги та ін.), І т.п.
2. Офіс - це служба типу канцелярії, функція якої - отримувати і випускати документи, а також відстежувати їх рух;
часто це поєднується з досить широким тлумаченням поняття "документ": будь-яке повідомлення, передане один одному учасниками бізнес-процесу.
Грунтуючись на тому, що в загальному випадку офіс виробляє все-таки не "паперу" і не траєкторію їх переміщення, а рішення, які мають цінність для клієнта, офіс доцільно розглядати як повноцінне інформаційне підприємство (часто користується правом юридичної особи), що перетворює інформаційні ресурси в інформаційні продукти.
Розвиток офісної автоматизації. Вважається, що офісні засоби автоматизації можуть належати до однієї з двох непересічних груп:
• автоматизація рутинних робіт з документами, звичайних для більшості офісів (office automation). До них в першу чергу відносяться: редагування (набір, перевірка, оформлення) і друк документів, контроль їх проходження (маршрутизація, моніторинг), контроль виконання доручень і т.п .;
• методичні та програмні засоби підтримки прийняття рішень, які на відміну від засобів попередньої групи є специфічними для тієї чи іншої галузі або проблеми (decision support system, DSS).
Використання для зазначених цілей обчислювальної техніки в офісах почалося в 60-х роках і пройшло в своєму розвитку наступні три етапи: традиційний офіс, виробничий офіс, електронний офіс.
Традиційний офіс являє собою порівняно невеликий сформований колектив особисто знають один одного людей з досить широким колом обов'язків. Такий офіс характеризують три важливі ознаки: порівняно невеликий обсяг роботи, постійна оцінка ситуації, ініціатива і швидка внутріофісну комунікація.
Традиційний офіс стійкий до змін (при порівняно невеликих обсягах роботи) і по ряду показників добре підготовлений до переходу в електронний. Типовий склад робочих операцій в традиційному офісі наступний: підготовка матеріалів, друкування, диктування, спілкування, вивірка документів, поїздки, робота з поштою, ведення картотек, очікування, добірка і сортування документів, пошук інформації, чистка інформаційних фондів, копіювання, виконання розрахунків, планування , розмова по телефону, читання, робота за терміналом.
Виробничий офіс характеризується великими обсягами однотипної роботи, її суворої формалізацією, виділенням, спеціалізованих функцій, докладним розподілом праці, централізацією допоміжної роботи і її організацією по поточному принципом. Відповідно в ньому організовано і застосування засобів обчислювальної техніки. В цьому випадку суть автоматизації полягає у формуванні та підтримці великих інформаційних фондів однорідних даних, їх систематизації, накопиченні, зберіганні, виробництві вибірок і т. Д.
Електронний офіс втілює концепцію-всебічного використання в офісній діяльності засобів обчислювальної техніки і зв'язку при одночасному збереженні і посиленні переваг традиційних і виробничих офісів. Передбачається, що електронний офіс дозволить практично виключити внутрішньофірмові подання документів на папері і відновити традиційну форму концентрації діяльності навколо спеціаліста або керівника. Основні функції та засоби електронного офісу наступні:
спільне опрацювання документів, їх верифікація і оформлення; локальне зберігання документів; забезпечення наскрізного доступу до документів без їх дублювання на папері; дистанційна і спільна робота службовців над документом; підтримка способів спілкування, не залишаючи робочого місця; електронна пошта; персональна обробка даних; складання документів, відтворення і поліграфічне розмноження документів; об'єднання електронної та вербальної комунікації; обмін інформацією між базами даних; введення даних або форм і ведення персональних баз даних; генерація звітів по обробці даних; управління ресурсами; контроль виконання; управління особистим часом; контроль автоматичної кореспонденції; підтримка технічного та професійного інструктажу службовців; передача даних; забезпечення різноманітності в наочному поданні матеріалу; забезпечення стилістичного якості документів; моделювання рішень і імітація їх прийняття; інформаційна підтримка прийняття рішень; робота із засобами автоматизованого навчання; служба консультацій; створення адаптуються автоматизованих робочих місць; обмін локальної і персоналізованої інформацією; служба відеотексту; обмін і інтеграція програмних засобів; перенос документів з одного носія на інший; поліграфічне оформлення документів; телефонні і телевізійні наради; груповий контакт через термінали.
Інформаційно-обчислювальні потужності в електронному офісі також персоналізуються зі збереженням електронного зв'язку як усередині офісу, так і з централізованими базами даних та віддаленими підрозділами. При цьому передбачається, що спільний розвиток та інтеграція обчислювальної і комунікаційної техніки забезпечать службовцям необмежений доступ до будь-якої потрібної інформації і обчислювальних потужностей незалежно від їх місцезнаходження.
Електронний офіс, завдяки електронній пошті та персональним ЕОМ, збільшує можливість забезпечення прямої взаємодії людей (аналогічно традиційному офісу), не вимагаючи при цьому їх фізичної концентрації в межах одного приміщення. Концепція електронного офісу дозволяє істотно підвищити ефективність роботи службовців творчої праці, що вимагає інтенсивної обробки великих обсягів сложноорганизованной інформації.
У сучасних умовах до видів діяльності, які здійснюють в офісі, потенційно є предметом автоматизації і вимагає інформаційної підтримки, необхідно в першу чергу віднести:
• обслуговування вхідних інформаційних потоків різноманітних видів, офіс-менеджмент;
• власне документообіг і організацію діловодства;
• планування і контроль виконання виробничих завдань і ін .;
• стратегічне і тактичне планування основної діяльності;
• прийняття рішень різних рівнів;
• технічну підтримку бізнес-процесів як процесів специфічного роду (тривалих, варіантних, розподілених і ін.).
З урахуванням різноманітності офісів недоцільно розглядати їх інформаційні системи в якості об'єктів, що становлять один конструктивно визначається клас систем. Оскільки загальною властивістю таких офісних інформаційних систем (ОІВ) є підтримка документообігу (а це, в загальному випадку, тільки частина кожної ОІВ), то саме про неї і про інші засоби підтримки рутинних операцій з документами можна говорити як про самостійне класі функцій характерних для офісу (і це також справедливо для відповідних засобів автоматизації).
Види офісної діяльності. З розвитком нових інформаційних технологій і їх застосуванням для автоматизації офісної діяльності стали виділяти три моделі організації інформаційних комунікацій і обробки інформації (рис, 3.3).



Мал. 3.3. Моделі організації офісних інформаційних комунікацій.
Офіс в інформаційній моделі (інформаційний підхід) розглядається як своєрідний цех, який виробляє інформацію в різних її видах. Причому чим вище рівень автоматизації виробництва, тим більше інформації проходить через офіс. Елементарний інформаційний процес представляється прихильниками даного підходу як процес, що складається з чотирьох основних видів діяльності: генерування інформації, її зберігання, поширення і сприйняття. Зв'язок між ними представлена ​​на рис 3.4.



Мал. 3.4. Інформаційна модель офісної діяльності
З точки зору інформаційної моделі, основними нововведеннями, які впливають на форми і методи організації праці в офісі, є системи, що дозволяють прискорити генерування документів (обробка і редагування текстів), а також удосконалення в області зберігання і пошуку інформації (висновок на мікрофіші, створення дешевих електронних запам'ятовуючих пристроїв, управління базами даних), підготовку документів до поширення (фотокомпозиція) і поширення (комп'ютерна пошта). Найбільш перспективним вважається повний переклад інформаційних документів в електронну, безпаперову форму, що зводить число їх перетворень з одного середовища в іншу до мінімуму.




* Примітка. Унікальність роботи вказана на дату публікації, поточне значення може відрізнятися від зазначеного.