Основні елементи системи управління

Керувати - значить приводити об'єкт управління в цільовий стан. Виходячи з цього визначення, можна виділити основні елементи системи управління організацією. Організація управляє цілою низкою об'єктів управління (докладніше про них буде сказано нижче). Цільове стан об'єктів управління задає система цілей і показників, діяльність по приведенню об'єктів управління в потрібний стан описується за допомогою моделі бізнес-процесів, виконавці цієї діяльності визначаються організаційною структурою (Рис. 1).

Малюнок 1. Елементи системи управління

Необхідно пам'ятати, що при проектуванні системи управління повинен бути проголошений примат діяльності над організаційною структурою. Іншими словами, в ході проектування дається відповідь не на питання "що робить ту чи іншу підрозділ", а "що повинно робитися для досягнення тієї чи іншої мети і ким".

Виходячи зі складу елементів системи управління і їх логічного взаємозв'язку, послідовність проектування системи управління "з нуля" виглядає наступним чином:

1. Формулювання найвищої мети організації

2. Розробка стратегії її досягнення

3. Формування верхнього рівня системи цілей і показників

4. Визначення об'єктів управління

5. Розробка моделі бізнес-процесів, формування нижнього рівня системи цілей і показників

6. Проектування організаційної структури

7. Формування регламентує і методичної документації

8. Автоматизація системи управління (при необхідності)

При вдосконаленні існуючої системи управління мова може йти не про перепроектировании з "нуля", а про послідовну коригування елементів системи управління відповідно до зазначеної послідовністю кроків.

Пункти 1, 2 і 3 були розглянуті в попередньому розділі. Як приклад розглянемо набір типових об'єктів управління організації і підхід до виділення бізнес-процесів верхнього рівня.

Будь-яка організація повинна контролювати наступними основними об'єктами (Рис. 2):

1. власник

2. споживач

3. продукт

4. Техпроцес (виробничий процес, процес надання послуги)

5. Постачальник

6. Виробничо-технологічне обладнання (ПТО)

7. Об'єкти інженерно-технічної інфраструктури (Оіті)

8. Робоча сила (персонал)

9. капітал

Малюнок 2. Елементи системи управління

Слід зазначити, що на ранніх фазах розвитку організації управління деякими об'єктами має низьке значення (наприклад, власником, якщо він є першою особою компанії, тобто знаходиться всередині системи управління), такі об'єкти можуть не розглядатися для спрощення проектування системи управління, але це не означає, що вони в принципі відсутні.

Завданням системи управління є переклад об'єктів управління з початкового природного стану в кінцеве, необхідне для отримання заданих результатів діяльності та досягнення цілей організації. Об'єкти управління і їх початкові і кінцеві стану наведені в Таблиці 1.

№ Об'єкт управління Початковий стан Кінцеве стан 1. Власник Незадоволений Задоволений 2. Споживач Потенційний Задоволений 3. Продукт Відсутня задовольняти потреби споживача 4. Техпроцесс (виробничий процес, процес надання послуги) Відсутня Відповідає технології 5. Постачальник Потенційний задовольнити нас 6. Виробничо-технологічне обладнання працездатне працездатне (в циклі) 7. Об'єкти інженерно-технічної інфраструктури працездатне Работос пособности (в циклі) 8. Робоча сила (персонал) Працездатне Працездатне (в циклі) 9. Капітал (в процесі діяльності змінює свою форму) Достатній для здійснення діяльності Достатній для здійснення діяльності

Таблиця 1. Об'єкти управління і їх початкові і кінцеві стани

При цьому система управління організації, в свою чергу, також є об'єктом управління, але більш високого рівня. Організація повинна визначати цілі, проектувати бізнес-процеси і організаційну структуру на регулярній основі, переводячи систему управління зі стану "неефективна" в стан "ефективна".

Як інструмент для опису діяльності з управління використовується процесний підхід.

Процесний підхід - підхід до аналізу і синтезу діяльності організації, заснований на виділенні складових діяльність бізнес-процесів.

Відповідно до виділених об'єктами управління виділяються бізнес-процеси верхнього рівня (Таблиця 2).

№ Об'єкт управління Бізнес-процес 1. Система управління організації Вироблення узгоджених умов діяльності 2. Власник Залучення і обслуговування статутного капіталу 3. Споживач Просування і продажу 4. Продукт Розробка нових і вдосконалення існуючих продуктів (послуг) 5. Техпроцесс (виробничий процес, процес надання послуги) Виробництво 6. Постачальник Відтворення ресурсів 7. Виробничо-технологічне обладнання Відтворення ПТО 8. Об'єкти інженерно-технічної інфраструктури Воспро зводство Оіті 9. Робоча сила (персонал) Відтворення робочої сили 10. Капітал Фінансування діяльності і розрахунки

Таблиця 2. Об'єкти управління і бізнес-процеси верхнього рівня

Застосовувані в управлінні техніки і методики, такі як система менеджменту якості, бюджетування, CRM і інші, є способами організації бізнес-процесів. Тому рекомендується відразу вбудовувати необхідні техніки і методики в модель бізнес-процесів.

Для користувачів систем Business Studio і BIZDIAGNOSTICS Група компаній "Сучасні технології управління" розробила такі типові структури бізнес-процесів:

Виробництво Типова структура бізнес-процесів виробничого підприємства, що випускає продукцію великими або дрібними партіями за певною технологією завантажити архів Надання послуг Типова структура бізнес-процесів компанії, що надає споживачам один або кілька видів послуг (наприклад: медична компанія, транспортна компанія, компанія, що надає послуги зв'язку і т.д.) завантажити архів Проектна діяльність Типова структура бізнес-процесів компанії, що веде проектну діяльність з виробництва продуктів або надання послуг завантажити архів Банк Типова структура бізнес-процесів універсального банку завантажити архів Керуюча компанія Типова структура бізнес-процесів корпоративного центру або керуючої компанії, що здійснює управління (створення, розвиток, продаж) декількома бізнес-напрямками завантажити архів

Розроблені структури бізнес-процесів можуть бути взяті за основу при розробці моделі бізнес-процесів компанії. Структури бізнес-процесів можна завантажити в будь-яку базу даних Business Studio з файлів XML.

Розроблені елементи системи управління необхідно зафіксувати в регламентує документації для забезпечення необхідного рівня формалізації. Отримані документи використовуються як робоча документація співробітників і для проведення аудитів СМЯ.

Виділяються три основних види регламентує документації (Рис. 3):

1. Регламенти бізнес-процесів (в т.ч. регламенти процедур, що використовуються в Business Studio)

2. Положення про підрозділи

3. Посадові інструкції

Додатково до перерахованих видів документації можуть застосовуватися методики, що формалізують алгоритми і правила виконання окремих робіт. Вони використовуються в тих випадках, коли заздалегідь відомо, що при виконанні певного виду роботи повинні використовуватися тільки одні і ті ж правила. Методики дозволяють зробити найбільш критичні і важливі роботи человеконезавісімимі - при зміні співробітника робота буде виконуватися однаково.

Малюнок 3. Структура регламентує документації

Business Studio дозволяє здійснювати виконання наступних етапів з проектування системи управління:

• Формування верхнього рівня системи цілей і показників;

• Розробка моделі бізнес-процесів, формування нижнього рівня системи цілей і показників;

• Проектування організаційної структури;

• Формування регламентуючої документації.

Також Business Studio може бути використана в проекті автоматизації системи управління - в частині розробки технічного завдання на автоматизацію і формування інструкцій користувачам.

Порядок використання Business Studio для виконання робіт з проектування системи управління організацією викладено в наступних розділах.