Особливості обліку основних засобів з допомогою штрих-коду і терміналів збору даних

Як і в будь-якому процесі - в процесі автоматизації обліку основних засобів за допомогою ідентифікації за допомогою штрих-коду є свої нюанси і особливості. Специфічним є процес обліку активів, які були придбані і введені в експлуатацію якийсь період часу назад, іноді навіть десятиліття. Крім того, що такі активи фізично можуть бути розкидані по території, і точно також, дані про об'єкти, такі як ціна, виробник, стан, кількість проведених ремонтів, можуть зберігатися в абсолютно різних системах, базах даних.

Завдання єдиної системи обліку основних засобів - надавати своєчасні дані про основні засоби в різних розрізах. У цьому випадку дані про вартість активу беруться, наприклад, з фінансового блоку оперативної системи управління підприємства, а дані про стан активу і ремонтах з блоку EAM - управління основними фондами підприємства. Про складнощі впровадження єдиної системи обліку основних засобів з допомогою штрих-коду для виконання завдання надання точних і своєчасних даних не тільки про наявність, а й про стан, ціною активів в комплексі з комплексними ERP-системами і, що окремо стоять моделями EAM систем і піде мова в даній статті.

Можливість контролювати активи від моменту їх придбання до моменту виведення є критичним фактором для забезпечення високої продуктивності і точності фінансових звітів. При обліку основних засобів без штрих-коду на протязі всього періоду експлуатації на облік йде багато часу різного персоналу компанії і, відповідно, на оплату їх праці. Компанії, які замінили ручної облік основних засобів на облік по штрих-коду відзначають, що витрати на процес обліку можуть знижуватися на 75% при одночасному підвищенні точності даних.

Облік різного роду основних засобів має багато відмінностей, але, в будь-якому випадку, Ви отримуєте наступні переваги:

• Переміщувані активи можуть бути легко проконтрольовані і закріплені в новому місці;
• Всі нерухомі і рухомі активи перебувають під постійним контролем;
• Спрощується процес передачі активу між департаментами;
• Інвентаризація активів з прив'язкою до місця знаходження (будівлі, офісу, кімнаті, території) проводиться швидко і точно, щорічно або згідно з графіком;
• На підставі проведеної інвентаризації Ви отримуєте можливість генерації в облікових і EAM системах достовірних звітів про вартість, термін служби, амортизації, місце знаходження, розбіжності в даних.

Єдина система обліку основних засобів повинна враховувати багато функціональних аспектів, щоб забезпечувати своєчасну звітність і операційний контроль.

В першу чергу, як і будь-який проект зі збору даних, на початку проекту має бути проаналізовано безліч аспектів і прийнято безліч рішень. В першу чергу за етикеткою. Далі, по пристроях збору даних та програмного забезпечення, за типом і розміром штрих-коду, варіантів передачі даних, типу бази даних.

Матеріальні активи, що обліковуються за допомогою штрих-коду, можуть включати в себе меблі, офісну техніку та виробниче обладнання, предмети мистецтва і навіть мобільні офіси. Відділ контролю активів може збирати і зберігати у своїй базі даних дані про активи всього підприємства, або його підрозділів. На підприємстві може бути організована централізована служба обліку основних засобів і все переміщення між підрозділами можуть здійснюватися через цю службу. У цьому випадку дані про місце знаходження активу у Вас будуть актуальними в будь-який момент. Але, відповідно, це веде до ускладнення процесу передачі активу.

У разі формування бази для системи Технічного обслуговування та Ремонтів, облікової системи - пошук даних про дату придбання активу, історії ремонтів і проведенні апгрейдів, може стати головним болем, як для великої, так і для маленької організації. Дуже часто, в результаті завдання скорочують і починають вводити всі деталі тільки про нові активах. Дані ж про старих активах вводяться в міру необхідності. Часто цей підхід використовують компанії, у яких основні засоби з'являються досить часто, а термін амортизації основних засобів не перевищує 3-х років.

Розробка і введення в дію системи оперативного обліку основних засобів зазвичай пов'язані з безліччю труднощів. Якщо організація раніше не використала такої системи - перші складності Ви зустрінете в момент нанесення етикеток на основний засіб і лінкування штрих-коду з даними про актив.

Наприклад, деяким активам необхідний облік компонентів, з яких вони складаються. Крім того, наприклад, комп'ютер може складатися з різних компонентів, таких як різного об'єму пам'ять, відеокарти, які можуть переходити з одного активу в інший. Метод, матеріал і програмне забезпечення для друку етикеток для таких активів повинно бути підібрано саме під таку задачу. Етикетка повинна бути невеликого розміру, але при цьому штрих-код повинен читатися сканером. Можливо, в цьому випадку необхідно буде використовувати не звичайного розміру EAN-8 або EAN-13 штрих-код, а штрих-код RSS-14 для малорозмірних об'єктів. При цьому, принтери штрих-коду повинні мати функціонал по друку таких штрих-кодів, а сканери повинні вміти їх зчитувати. Оскільки етикетка може піддаватися механічним і тепловим впливам, а також повинна зберігатися протягом тривалого часу - правильно використовувати для маркування термотрансферні принтери друку штрих-кодів.

Основне правило при виготовленні етикеток зі штрих-кодом для основних засобів - штрих-код повинен бути унікальним. Згідно досвіду здійснених проектів, можемо припустити, що сканування цього унікального штрих-коду має проводитися в наступних випадках:

• Коли актив змінює своє місце положення;
• Коли актив змінює власника (переходить між підрозділами);
• Коли змінюється склад активу (ремонт, апгрейд).

А після сканування в базу даних разом з даними про операції повинна, бажано, ще надійти інформація про дату операції і оператору, який її здійснював.

В даний момент, безліч виробників дорогих товарів привласнюють виробленим продуктам свій внутрішній серійний номер, продубльований у вигляді штрих-коду. На жаль, привласнення серійних номерів відбувається в кожній компанії відповідно до своїх внутрішніх правил. Немає єдиної організації, подібної міжнародної організації GS1, яка б роздавала, відповідно до певних правил, штрих-коди різним організаціям. Тобто, можна припустити, що у великій організації може виявитися кілька продуктів з однаковим штрих-кодом. Тому, при формуванні вимог до програмного забезпечення для обліку основних засобів потрібно врахувати цей нюанс і найбільш правильним в цьому випадку буде формування нового штрих-коду з серійним номером.

Програмне забезпечення для обліку основних засобів, як і інше програмне забезпечення для обліку за допомогою штрих-коду зазвичай може бути налаштоване під необхідні завдання. Але, як і в разі будь-якої програми, потрібно зважити одержувані вигоди, а також вартість витрат і ускладнення процесів. Іноді проста система обліку наявності і місця розташування активу, передає дані в інші системи і розрізнені бази даних є більш оптимальним варіантом, ніж єдина система обліку основних засобів.

Найбільш трудомісткою, складною і, одночасно, найбільш інформативною є єдина система обліку основних засобів великих підприємств. Важливі рішення, які повинні бути прийняті до початку проекту включають в себе:

• Яка етикетка (матеріал, розмір) і який дизайн (завдаючи інформація, тип штрих-коду) етикетки буде використовуватися;
• Чи повинні етикетки бути однакового розміру або вони повинні відрізнятися в залежності від розміру основного засобу;
• Чи повинна бути сформована окрема база даних, яка буде фронт-ендом для всіх інших систем, в яких враховуються основні засоби;
• Яка база даних і операційна система буде відповідати вимогам бізнесу в найближчі роки;
• До якого рівня деталізації потрібно доходити при обліку параметрів активу (місце дислокації, компоненти активу, схеми електричні принципові та інші, проведені ремонти і апгрейди, а також інформація про контракти і сервісних організаціях, які обслуговують активи).

Далі необхідно визначитися з типом пристрою для зчитування штрих-коду. Скануються активи найчастіше терміналом збору даних (промисловим мінікомп'ютером, оснащеним сканером штрих-коду) або проводовим сканером штрих-коду. Використання при інвентаризації проводового сканера штрих-коду супроводжується незручностями, вираженими в тому, що сканер повинен бути підключений до комп'ютера, а довжина шнура обмежена. Навіть якщо ви використовуєте ноутбук або нетбук - оператору буде важко утримувати таку кількість техніки в руках. Тому найбільш оптимальним пристроєм для проведення інвентаризації є термінал збору даних. Термінал, оснащений Wi-Fi радіомодулем (при наявності відповідної інфраструктури у вигляді точок доступу до бездротової мережі) може передавати дані в режимі on-line. Звичайний термінал накопичує дані у себе в пам'яті і пізніше передає дані в головний пристрій через комунікаційно-зарядний пристрій (кредл).

Персонал, який виконує завдання по інвентаризації основних засобів, часто виконує зовсім інші завдання. Тому, інтерфейс програмного забезпечення повинен бути максимально простий і інтуїтивний.