Автоматизація управління

1. Як отримати 80% результатів при 20% витрат
2. Автоматизація управління підприємством - еволюція чи революція?

Автор (и): Б. Старинський

Як отримати 80% результатів при 20% витрат

Борис Старинський,
керуючий партнер групи компаній «ІНТАЛЄВ»

На щастя, таких останнім часом все менше і менше. Зростає професіоналізм ІТ-фахівців, які саме в силу свого професіоналізму не візьмуться за вирішення заздалегідь безнадійної завдання. Зростає також управлінська компетенція менеджерів, які розуміють, що літати на зібраному в гаражі літаку - заняття, може бути, і цікаве, адреналінове, але небезпечне і неефективне. Але все ще поширеним сценарієм є спроба впровадити «готову систему» без фази проектування і / або оптимізації системи управління. При цьому «готова система» найчастіше пристосовується до наявних (неформалізовані, неефективним і неоптимізованими) бізнес-процесів компанії.

Автоматизація управління підприємством - еволюція чи революція?

На відміну від ситуації п'ять-десять років тому, сьогодні на підприємствах України окремі функціональні області, такі як бухгалтерський, податковий, оперативний, виробничий облік, в основному автоматизовані. Може бути, це і досить? Дивлячись для кого. Лінійний менеджер або менеджер середньої ланки може бути цілком задоволений такою ситуацією - його ділянку автоматизований і дає інформацію для прийняття рішень. Але значно гірші справи з ТОП-менеджментом і власником. Вони в цілому картини по підприємству не бачать з причини відсутності єдиної комплексної системи управлінського обліку. Або бачать її з великим запізненням за часом, коли вже про оперативність управління не йдеться. Це нагадує керування автомобілем з орієнтацією по дзеркалу заднього виду.

В цілому проблеми такої клаптикової автоматизації з точки зору ТОП-мепеджмента можна класифікувати наступним чином:

• інформація неоперативна;
• інформація недостовірна;
• інформація з різних підсистем суперечлива;
• різні підрозділи користуються різними даними;
• інформації багато, але вона неструктурована;
• значна трудомісткість проведення фінансово-економічного та управлінського аналізу;
• немає критеріїв і сигналів для оцінки одержуваних даних (наприклад на основі план-фактного контролю).

Отже, ми підійшли до формулювання масової для українського бізнесу проблеми: з одного боку, в автоматизацію вже вкладені значні ресурси (гроші і головне (!) Час), з іншого, - ТОП-менеджмент системою автоматизації незадоволений, оскільки вона йому мало що дає для прийняття оперативних і стратегічних рішень. Далі ми будемо обговорювати варіанти вирішення.

Найпростіше і очевидне рішення - впровадити одну велику і «розумну» систему класу ЕRР. Ми будемо називати цей варіант розвитку автоматизації революцією. Як і будь-яка революція, цей сценарій при найближчому розгляді супроводжується великими ризиками. Крім «простого і очевидного» рішення існує як мінімум ще один варіант - впровадження деякої консолідуючою системи, яка буде інтегрувати всі наявні системи обліку і надавати необхідну інформацію для ТОП-менеджменту. Далі ми цей варіант будемо називати еволюцією.

Крім «простого і очевидного» рішення, існує як мінімум ще один варіант - впровадження деякої консолідуючою системи, яка буде інтегрувати всі наявні системи обліку і надавати необхідну інформацію для топ-менеджменту. Далі ми цей варіант будемо називати еволюцією. Перш, ніж ми приступимо до порівняння цих двох варіантів розвитку, трохи більш докладно опишемо варіант еволюції. Для прикладу, як інтегрує системи можуть бути обрані такі системи як «ІНТАЛЄВ: Корпоративні фінанси», COGNOS, ComShare і ін.

Найчастіше конфігурація інформаційних баз (ІБ) на великому підприємстві або холдингу виглядає наступним чином:

• оперативний облік (продажу) ведеться в єдиній ІБ (власна розробка або спеціалізоване малотиражне ПО), в центрі є консолідована ІБ, обмін з територіально віддаленими об'єктами відбувається кілька разів на добу;
• бухгалтерський облік ведеться на 1С (версія 7.7), кількість ІБ дорівнює кількості юридичних осіб, консолідованої ІБ бухобліку немає, конфігурації 1С для різних об'єктів різні, єдиної методології ведення бухгалтерського обліку немає;
• є ще окремі спеціалізовані ІБ, що автоматизують окремі галузі управління, наприклад, управління персоналом, кадровий облік, зарплата;
• деякі види обліку ведуться в Ехcеl;
• зведений консолідований управлінський облік ведеться в Ехсеl, причому в розрізі Руху Грошових Коштів (ДДС) - оперативно, в розрізі доходів і витрат - по завершенню періоду, управлінський баланс не ведеться або ведеться формально, недостовірний;
• планування деяких областей діяльності (продажу, закупівлі і тд.) ведеться в Ехсеl.

Отже, як буде виглядати еволюційний проект? Перше, що потрібно зробити, це сформувати команду співробітників компанії і провести її навчання. У мінімальному обсязі - управління фінансами, витратами, бюджетування . У розширеному - ще й стратегічного і процесного управління . Потім необхідно спроектувати нашу систему управління. У мінімальному варіанті - систему управлінського обліку і бюджетного управління . Це важливий етап, який не можна пропускати. На цьому етапі необхідно розробити положення, повністю регламентують процеси планування, управлінського обліку, фінансово-економічного аналізу, бюджетування.

Потім йде етап вибору, придбання, установки та навчання ПО. Потім ми налаштовуємо модель управлінського обліку та бюджетування в продукті, приймаючи в якості вихідної інформації розроблені раніше положення. Як тільки система буде готова як система планування і аналізу, необхідно виконати останній - «консолідуючий» етап по отриманню фактичної інформації з усього розмаїття облікових систем. При цьому відбувається витіснення Ехсеl як системи обліку і планування.

при етапі консолідації даних необхідно прописати регламент обміну даними і налаштувати механізми трансляції, які будуть або агрегувати інформацію і / або доповнювати її відсутніми аналітиками. Для того щоб мінімізувати кількість схем трансляції, бажано провести стандартизацію ведення бухгалтерського обліку, як на методологічному рівні, так і на технічному (єдина конфігурація 1С). Такий проект може йти паралельно основному і швидше за все буде тривати значно довше (близько року).

Таким чином, на схемі можна зобразити еволюцію побудови і автоматизації системи управління, що складається з двох великих етапів:

• постановка та автоматизація управлінського обліку і бюджетування;
• стандартизація обліку.

Ці етапи можуть йти послідовно або паралельно. При послідовної реалізації можливо починати з 2-го етапу - стандартизації обліку, але при цьому є ризик, що після постановки управлінського обліку і бюджетування з'являться додаткові вимоги до обліку і цей етап необхідно буде повторити (в менших масштабах).

Тепер, оскільки ми спантеличили читача можливим вибором, полегшимо йому цей вибір, склавши порівняльну таблицю переваг та недоліків цих варіантів розвитку - еволюції і революції.

Революція (ERP)

еволюція

гідності

• Єдина система, немає передачі даних між системами
• Оперативність (в ідеалі OnLine)
• Високий ступінь безпеки даних
• Повнота даних, що зберігаються. В єдиній системі будь-яка деталізація і історія
• Простіше для роботи користувачів (одна система принципи загальні)

• Невисока вартість (10-20% від ERP), в залежності від продукту і постачальника
• Невеликі терміни (3-4 міс)
• Істотно нижче ризики невдачі проекту, висока ймовірність успіху
• Менш інертна до змін (вартість / швидкість)
• Відсутність необхідності перенавчати людей, тобто все для них залишається майже як було

недоліки

• Висока вартість (1500-5000 у.о. за 1 робоче місце + стільки ж за впровадження)
• Тривалість проекту (1-2-3-5 років)
• Високий ризик невдачі проекту (статистика, в основному через відсутність професійних команд впровадження)
• Більш висока складність і вартість змін системи
• Потрібна висока кваліфікація персоналу для впровадження та актуалізації
• Бухгалтерію все одно рідется вести в 1С!

• Дані в інтегрує системі з'являються з затримкою (зазвичай «на вчора»)
• Додаткові витрати на забезпечення безпеки даних
• Складні (як наслідок з більшою ймовірністю помилок) механізми обміну даними

Яке з рішень краще - ця відповідь в загальному вигляді дати не можна, потрібно враховувати конкретну ситуацію, плани, цілі та стратегію розвитку. Топ-менеджери можуть доповнити цю таблицю своїми показниками, додати ваги того чи іншого показника і прийняти рішення.

А рекомендацію, яку я все-таки дозволю собі в рамках даної статті - не можна далі миритися з неефективною системою управління, необхідно її спроектувати / оптимізувати і автоматизувати, таким чином, отримавши потужний інструмент реалізації цілей та довгострокову конкурентну перевагу. А який варіант вибрати - це Ваша задача, не відкладайте її в довгий ящик! Пора вже бути ефективними!

PS Та не забудьте про постановку / оптимізацію системи управління ДО автоматизації !!!

Джерело: Журнал «Капіталіст» лютий 2006

Дивіться також