ведення діловодства
Ведення діловодства є одним з основних етапів роботи з документами. Воно, як і багато інших документаційні процеси, складається з декількох етапів. Про те, що включає в себе діловодство компанії, які вимоги до нього пред'являються і як уникнути помилок - читайте в нашій статті.
У даній статті ми розглянемо:
- що являє собою ведення діловодства в компанії;
- основні вимоги до ведення діловодства;
- найчастіше трапляються під час ведення діловодства.
Робота з документами діловодства компанії складається з декількох етапів. Найпершим є одержування та первинне оброблення документів. Саме з цього етапу повинно починатися ефективне ведення діловодства в компанії. Співробітник, відповідальний за роботу з вхідною кореспонденцією, повинен не просто отримувати і реєструвати документацію, а й перевіряти її на повноту пакету, а також відповідати за розподіл ділових паперів по необхідним підрозділам організації.
Ведення діловодства компанії
Як правило отримання, обробка і подальший розподіл вхідної кореспонденції входить в посадові обов'язки секретаря. Тому при розподілі документів, що надійшли співробітник повинен враховувати, що на стіл керівника організації повинні потрапити лише найважливіші документи, що мають оперативне значення і потребують відповідних рішень і розпоряджень. Решта документів повинні розподілятися по підрозділам відповідно до їх призначення. Слід враховувати, що ефективне ведення діловодства компанії має на увазі реєстрацію вхідної документації в день її надходження.
Перші етапи діловодства в організації
Також ведення діловодства компанії неможливо уявити без створення нових документів. Якщо організація має підрозділ, що відповідає за діловодство, то в його завдання повинна входити розробка 
зразків бланків і їх твердження, регламентування порядку підготовки та оформлення документів, методична допомога та навчання співробітників інших підрозділів правильному оформленню документів. Наявність такої служби в компанії не тільки позитивно позначається на роботі всієї компанії з діловими паперами, але і дозволяє значно підвищити швидкість винесення резолюцій і прийняття важливих рішень.
Ведення діловодства включає в себе зберігання і знищення документів. Ефективний контроль термінів зберігання і регулярне проведення експертизи цінності дозволяють значно зменшити плутанину в документах, а також захаращення робочих місць. Своєчасний відбір документів для передачі в архів або знищення також позитивно позначається на організації робочого часу співробітників, адже у них більше немає необхідності витрачати робочий час на перебирання непотрібних або застарілих паперів. Отже, підвищується продуктивність. До того ж давно відомо, що порядок на робочому місці багато в чому сприяє і порядку в голові.
Вимоги до ведення діловодства
Ефективне ведення діловодства неможливо без закріплення в організації відповідних вимог. Так, основні вимоги до ведення діловодства відносяться до всіх етапів роботи з документами і спрямовані на скорочення витрат часу, які йдуть на роботу. Наприклад, важливою вимогою є обробка і реєстрація вхідних документів в день їх надходження. Ні в якому разі не варто накопичувати входять документ, відкладаючи їх розгляд на кінець або початок робочого тижня. Це може стати причиною затримки важливого заходу або несвоєчасного прийняття рішення, що може негативно відбитися на роботі всієї компанії.
Правила реєстрації документів
Також важливим є створення інструкцій, яка регламентуватиме процес оформлення документів для співробітників всіх підрозділів. Це дозволить значно зменшити проблеми, які в подальшому можуть виникнути через неправильне оформлення ділових паперів.
Слід зазначити, що на веденні діловодства компанії позитивно позначаються навчальні заняття для співробітників. Враховуйте, що співробітник компанії може бути геніальним бухгалтером, але нічого не розуміти в видах документах і їх терміни зберігання. Тому так важливо донести до кожного співробітника основи оформлення з документами або організувати методичну допомогу.
Помилки при веденні діловодства
Помилки при веденні діловодства можуть стати не тільки причиною зайвих проблем з документацією, а й навіть матеріальної або адміністративної відповідальності керівника організації. Уникнути багатьох помилок в діловодстві дозволить створення єдиного стилю оформлення документів. Найкраще, якщо в організації будуть розроблені і впроваджені власні форми бланків документів, які практично виключають помилки на етапі складання і оформлення документів.
Також уникнути помилок дозволить створення графіків заходів по роботі з документами. Наприклад, наявність в організації строгих тимчасових рамок по здачі документів в архів змусить всіх співробітників своєчасно приводити документи і справи в належний порядок. Теж саме стосується і графіка проведення експертизи цінності.
Документний грамотність управлінського персоналу
Черговий ефективною профілактикою помилок при веденні діловодства є створення експертної групи. До її складу можна включити по одному співробітнику з різних підрозділів організації, призначивши його відповідальним за діловодство в своєму підрозділі. Погодьтеся, пояснити одній людині основи діловодства значно легше, ніж всьому відділу, а часу на це піде набагато менше, ніж на можливе усунення помилок, що виникли через нехтування даними радою.