Децентралізоване і змішане кадрове діловодство в компаніях зі складною структурою
Від способу кадрового обліку залежить вся подальша робота по веденню документації та оформлення трудових відносин з працівниками філій та представництв. Ми детально розглянемо всі способи організації кадрового діловодства і допоможемо визначитися з вибором.
Децентралізоване кадрове діловодство
При децентралізованій формі ведення діловодства керівники відокремлених структурних підрозділів наділяються повноваженнями роботодавця щодо прийому і звільнення працівників, а також вирішення інших питань, пов'язаних з трудовими відносинами.
Практичне питання на тему кадрового діловодства
Планується відкриття філії в іншому місті. Всі документи на працівників відокремленого підрозділу будуть вестися в ньому самому. Як оформити передачу директору філії повноважень з прийому, перекладу і звільнення працівників цього підрозділу?
Повноваження директора філії повинні бути закріплені в положенні про філію (додаток 1), трудовому договорі і довіреності (додаток 1). Зазначені документи повинні містити необхідний перелік прав і обов'язків керівника філії, а також відповідати вимогам поточних бізнес-процесів.
Читайте також:
Слід зазначити, що роботодавець може делегувати частину своїх повноважень (якщо інше не встановлено установчими документами) різним співробітникам, але саме довіреність є документом, що фіксує повноваження керівника філії здійснювати від імені юридичної особи угоди, представляти інтереси організації в суді, а також бути представником роботодавця в відносинах зі співробітниками конкретного відокремленого підрозділу.
При такій формі обліку документи співробітників філії або представництва оформляються, обліковуються та зберігаються в цих відокремлених підрозділах. Кадрова служба головної організації оформляє документи на всіх співробітників, крім працюючих у філіях або представництвах. Разом з тим в певних випадках документи на працівників відокремлених підрозділів можуть бути оформлені і в головному офісі.
Практичне питання на тему кадрового діловодства
Головного спеціаліста відділу продажів, що працює в саратовському філії компанії, вирішили перевести на посаду начальника відділу продажів в калінінградський філія. Чи можуть директора двох відокремлених підрозділів самостійно прийняти рішення про переведення працівника, а також оформити кадрові документи, в разі якщо в організації ведеться децентралізоване кадрове діловодство і працівник згоден на таке переведення?
Читайте також:
Особливість перекладу працівника з однієї філії в іншу полягає в тому, що керівники кожного структурного підрозділу наділені повноваженнями у вирішенні кадрових питань лише в рамках очолюваного підрозділу. Оскільки переклад працівника з однієї філії в іншу виходить за межі цих повноважень, ні директор філії, де зараз працює співробітник, ні його майбутній керівник не можуть прийняти рішення про переведення та оформити необхідні кадрові документи.
Рішення має прийняти керівник організації. При цьому оформляти переведення працівника будуть в головному офісі, який отримає його документи з однієї філії, а потім передасть для подальшого ведення і зберігання в інший.
У зв'язку з відсутністю правового регулювання даної ситуації на законодавчому рівні всі необхідні процедури, пов'язані з оформленням переведення працівника з однієї філії в іншу, бажано прописати в локальному нормативному акті.
Читайте також:
Де слід зберігати трудові книжки співробітників філії: в головному офісі або за місцем розташування філії?
Відповідь на це питання трудовим законодавством не регулюється. Як і питання про делегування повноважень з видання кадрових наказів, він повинен вирішуватися роботодавцем самостійно на рівні локальних нормативних актів. Оскільки відповідно до ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ трудова книжка повинна бути видана працівникові на руки в день звільнення, набагато зручніше зберігати їх за місцем знаходження підрозділу, при цьому відповідальність співробітника філії за ведення і зберігання трудових книжок і вкладишів до них повинна бути закріплена окремим наказом роботодавця.
Зверніть увагу!
При децентралізованій формі кадрового обліку керівник відокремленого підрозділу має право вирішувати кадрові питання тільки в межах свого підрозділу.
У разі коли в організації ведеться децентралізоване кадрове діловодство, використовується кілька печаток. Дана обставина не суперечить законодавству, оскільки кількість печаток, які можуть бути виготовлені в організації, законом не обмежена. Чи не встановлено також і порядок їх застосування, не заборонено вносити у пресі додаткові написи на розсуд організації.
Спеціальні правила і обмеження передбачені нормативними правовими актами лише для використання гербових печаток. Для інших видів правила застосування законодавчо прописані тільки в частині наявності, форми і змісту інформації на друку.
Читайте також:
У пункті 7 ст. 2 Федерального закону від 26.12.1995 № 208-ФЗ «Про акціонерні товариства» і в п. 5 ст. 2 Федерального закону від 08.02.1998 № 14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю» містяться положення про обов'язкову наявність в суспільстві круглої печатки з повним його найменуванням російською мовою і зазначенням місця знаходження.
Правила застосування декількох печаток закріплюються в локальному нормативному акті (наприклад, в інструкції з кадрового діловодства), порядок їх використання може встановлюватися в наказі керівника організації.
Практичне питання на тему кадрового діловодства
У компанії є відокремлені підрозділи, що знаходяться в різних містах. Прийнято рішення покласти на керівників філій обов'язки щодо підписання кадрових документів та ведення обліку трудових книжок працівників цих підрозділів. Підкажіть, яку в такому випадку слід ставити печатку?
У трудових книжках працівників відокремлених структурних підрозділів, керівники яких наділені повноваженнями роботодавця самостійно здійснювати прийом і звільнення працівників, а також оформляти всі необхідні кадрові документи, при внесенні запису про звільнення проставляється відбиток печатки філії. Це пов'язано з тим, що у відбитку печатки відокремленого підрозділу, як правило, відображено назву самої організації.
Читайте також:
Більш того, в такій ситуації можливе використання друку відділу кадрів, але за умови її відповідності вимогам законодавства (при наявності у пресі повного найменування організації російською мовою і місця її знаходження). Вважаємо, що включення до друку додаткових слів «Відділ кадрів» не може перешкоджати визнанню її печаткою роботодавця, а значить, її відбиток можна ставити при внесенні до трудової книжки запису про звільнення.
Змішане кадрове діловодство
Одним з варіантів ведення кадрового обліку є змішане діловодство, коли до філії або представництво передається частина повноважень з питань оформлення трудових відносин з працівниками відокремлених підрозділів. Залежно від політики організації підрозділ може наділятися максимальним або мінімальним обсягом повноважень.
Читайте також:
Практичне питання на тему кадрового діловодства
Керівник філії в рамках переданих йому повноважень має право видавати кадрові накази на всіх співробітників філії за винятком займають керівні посади. З цієї категорії він має право видавати лише ті накази, які не містять відомостей про заробітну плату і про переведення на іншу роботу всередині підрозділу, - наприклад, накази про надання відпустки, про направлення працівника у відрядження та ін.
Поділ питань, пов'язаних з оформленням трудових відносин, між головним офісом і регіональними підрозділами (коли основна частина наказів по кадровому обліку видається в філії, а незначна частина документів, що стосуються керівників філії, - в головної організації) зменшує документообіг, дозволяючи контролювати ключові зміни, що відбуваються в філіях. При цьому відсутній ризик несвоєчасного надання кадрових документів на вимогу співробітника, який працює в територіально віддаленому підрозділі.
Читайте також:
Ідеального або відповідного абсолютно всім організаціям, які мають відокремлені підрозділи, методу ведення кадрового обліку немає. Кожна знаходить оптимальний для себе варіант з урахуванням особливостей своєї роботи.
На наш погляд, до вибору методу слід підходити гнучко, але пам'ятати: який би варіант ведення кадрового діловодства ні воліла компанія, вимоги трудового законодавства обов'язкові для виконання в будь-якому випадку.
Читайте також:
Додаток 1. Приклад оформлення Положення про філію (фрагмент)
Додаток 2. Приклад оформлення довіреності на директора філії (фрагмент)
Стаття опублікована в журналі "Довідник кадровика" №5, 2014 р.
Як оформити передачу директору філії повноважень з прийому, перекладу і звільнення працівників цього підрозділу?Підкажіть, яку в такому випадку слід ставити печатку?